Ha llegado el momento de organizar un evento... 

Un evento empresarial, un congreso, un cumpleaños, una boda, una graduación... el que necesitáis.

Si tenéis experiencia o formación académica en eventos, probablemente el contenido de este post os resulte familiar.

Y si estáis interesados en organizar eventos, o bien con intenciones de estudiar un master organizacion de eventos , debéis conocer cuáles son las preguntas a responder para una correcta planificación y un posterior evento exitoso.

¿Para qué organizamos un evento?

Como organizadores de eventos, la tarea consiste en trazar una dirección que lleve al cumplimiento de objetivos. ¿Es un evento empresarial? ¿Es interno o externo? ¿Es una boda para muchos o pocos invitados?

Si es un congreso, será para compartir conocimiento y novedades sobre una materia específica. Si es un lanzamiento de  producto, el “para qué” será respondido mediante su presentación y con el conocimiento del mismo por la mayor cantidad de contactos dentro del público objetivo. Si es una boda, pues… ¡Para celebrarlo con todo!

Siempre se debe saber concretamente qué impulsa a una empresa o a una persona a la  organización de un evento. De este modo, la planificación estará encaminada al éxito.

¿Qué tipo de evento se debe planificar? ¿A quién va dirigido el evento?

El tipo de evento a planificar debe ir de la mano de los intereses del público objetivo, a excepción de una boda (donde se organizará en función de los intereses de la pareja y no de los invitados). Nuestro “quién” dará la primera pista para encaminar la meticulosa planificación de un evento que toque la fibra del público objetivo. Los públicos son muy variados y en cada uno de ellos se debe encontrar la mejor manera de convocarlos.

¿Convocaríais a un congreso del mismo modo que comunicáis una boda? No.

Si la empresa se dedica a la moda… ¿Tendríais el mismo público objetivo en un lanzamiento de producto dentro de la tienda que en un desfile de moda dentro de un recinto cerrado? No, el público se vería reducido en el segundo caso.

Responder esta doble pregunta garantizará un público con un alto porcentaje de interés para ambas partes (empresa y público). Y por sobre todas las cosas, evitará público de relleno que afecte la calidad del evento al no pertenecer al sector en cuestión.

¿Cuáles son las metas del evento?

A diferencia del “para qué”, aquí hablamos de objetivos específicos. Establecer metas que nos permitan analizarlas de un modo cuali-cuantitativo en el futuro brindará claridad durante el proceso de planificación y ejecución del evento.

¿Qué se pretende del evento? ¿Cuáles son los objetivos del mismo?

A grandes rasgos, mediante un evento se pretende:

• Fidelizar clientes y/o personal

• Comunicar novedades

• Compartir conocimiento

• Celebrar un acontecimiento (personal, profesional, empresarial…)

• Networking

• Potenciar negocios.

Por supuesto que dependiendo del tipo de evento pueden encontrarse otra clase de objetivos mucho más específicos. Lo importante es que existan, tengan medida y plazo, sean concretos y cuantificables.

¿Qué tipo de lugar debo elegir?

Hay elementos fundamentales como su accesibilidad geográfica, parking, comunicación con medios de transporte, zonas para centrar la atención y espacios de dispersión… Todo consiste en generar una óptima experiencia para los asistentes. No debe quedar detalle librado al azar desde este punto de vista para poder responder la pregunta en cuestión.  

Por otra parte, apreciación 100% personal: sea donde sea, no dudéis ni un segundo en comprobar que la red de WiFi sea segura y confiable. No conozco a nadie que en el medio de un evento de cualquier clase no busque compartir su experiencia en redes sociales (a favor o en contra… ¡Atención empresas!).

O bien, que comience a buscar información sobre la temática del evento, continuar su trabajo durante la duración del mismo, e incluso interactuar con el evento si este ha sido planificado con un concepto digital. En un segundo orden, se debe contemplar la posibilidad de ofrecer este servicio gratuitamente con un ancho de banda básico, y al mismo tiempo uno “Premium” por un módico precio.

¿En qué fecha será?

Delimitar en qué fecha se realizará el evento dará una primera respuesta sobre la cantidad de asistentes que habrá. Si organizáis un evento empresarial, no lo haríais en vísperas de un fin de semana con festivo o durante el mismo… ¿Verdad?

Aunque si organizáis una boda fuera de vuestra ciudad y tenéis invitados que vienen de lejos (y hasta muy lejos), un fin de semana con festivo donde la gente pueda viajar puede que sea la mejor opción para que asistan todos los invitados. Una preselección de dos o tres fechas nos servirá para ir midiendo cuál será más exitosa.

¿Por qué nuestra pregunta sobre la fecha se responde inmediatamente después de la del tipo de lugar? Están íntimamente relacionadas.

¿Os imagináis una boda al aire libre en una finca con un parque bellísimo durante el invierno? Si la imaginación los lleva hasta esos supuestos, dejadme decir que sois muy creativos.

Pero un evento de tales características jamás le generará una óptima experiencia a quien asista.

¿Queréis conocer las restantes 5 preguntas? 

Os espero en "Las 10 preguntas que debes hacerte antes de organizar un evento (Parte II)"

O si ya tenéis claro que queréis desarrollar vuestro futura en la especializacion en organizacion de eventos y realizar master protocolo y organizacion de eventos, solicita información aquí!